Datenschutz bei diesem Kunden-Zugang

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die technische Bereitstellung dieser Anwendung ist die Estador GmbH. Ihr Vermittler stellt Ihnen den Inhalt (z. B. Berechnungen, Dokumente) bereit und ist Ihr Ansprechpartner vor Ort. Soweit Daten für den Vermittler sichtbar sind, geschieht das ausschließlich im beschriebenen Rahmen und nicht zu Werbezwecken.

Kontakt- und Firmenangaben finden Sie im Impressum und in der allgemeinen Datenschutzerklärung der Estador GmbH.

2. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung des geschützten Zugangs – Sie können den Ihnen zugedachten Inhalt nach Eingabe des vereinbarten Passworts abrufen. Dazu gehören technische Schritte wie die sichere Übertragung (HTTPS), die Prüfung des Zugangs und die Aufrechterhaltung einer Sitzung, solange Sie die Unterlagen nutzen.
• Sicherheit und Missbrauchsvorbeugung – kurzfristige technische Informationen (z. B. zur Absicherung des Dienstes) können verarbeitet werden, soweit dies erforderlich ist.
• Optionale Nutzungsanalyse für Ihren Vermittler – nur wenn Sie hierin ausdrücklich einwilligen, werten wir die Nutzung ausführlicher aus: zur Einschätzung, welche bereitgestellten Inhalte angesehen wurden, zur Vorbereitung von Folgegesprächen und zur bedarfsgerechten Nachverfolgung der Beratung (siehe Abschnitt 5). Diese Verarbeitung ist nicht Voraussetzung für den Zugang; Sie können die erforderliche Verarbeitung ohne Einwilligung in die optionale Nutzungsanalyse wählen (siehe Abschnitt 6).
• Kommunikation – soweit im geschützten Bereich eine Nachrichtenfunktion angeboten wird, zur Durchführung des Austauschs zwischen Ihnen und Ihrem Vermittler.

3. Verarbeitete Daten

Je nach Ablauf können insbesondere folgende Daten eine Rolle spielen:

• Zugangsdaten und technische Verbindungsdaten – z. B. Zeitpunkt des Aufrufs, Informationen zur sicheren Verbindung; unter Umständen wird eine IP-Adresse verarbeitet, soweit dies für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes erforderlich ist.
• Inhalts- und Nutzungsdaten im geschützten Bereich – z. B. welche Bereiche einer Unterlage Sie einsehen oder welche Eingaben Sie vornehmen, nur wenn Sie in die optionale Nutzungsanalyse eingewilligt haben (siehe Abschnitt 5).
• Kommunikationsinhalte – Nachrichten, soweit Sie die Funktion nutzen.
• Kenntnisnahme der Datenschutzinformation – Zeitpunkt und technische Zuordnung, soweit für Nachweis und Transparenz erforderlich (keine Einwilligung in die optionale Nutzungsanalyse).

Eine IP-Adresse ist eine Kennung, über die Rechner im Netz erreichbar sind. Sie kann – je nach Anbieter – Rückschlüsse auf den ungefähren Standort oder den Zugangsweg ermöglichen. Wir erläutern im Folgenden, wann sie in welcher Tiefe verarbeitet wird.

Sofern im Rahmen der optionalen Nutzungsanalyse eine IP-Adresse verarbeitet wird, verwenden wir sie ausschließlich zur Unterscheidung, ob ein Zugriff durch den Kunden oder den Vermittler innerhalb dieses konkreten Zugangs erfolgt ist. Sie wird nicht für andere Zwecke genutzt.

4. Rechtsgrundlagen

Wir unterscheiden bewusst zwischen der erforderlichen Verarbeitung für den Zugang und die Sicherheit und der optionalen Nutzungsanalyse, die nur mit Ihrer Einwilligung erfolgt.

• Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung des Ihnen zugesagten geschützten Zugangs und der damit verbundenen Inhalte erforderlich ist.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – soweit wir ein berechtigtes Interesse an der Gewährleistung der IT-Sicherheit, der Stabilität des Dienstes und der Missbrauchsprävention haben und Ihre Interessen nicht überwiegen. In diesem Rahmen verarbeiten wir Daten nur, soweit dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – ausschließlich für die in Abschnitt 5 beschriebene optionale Nutzungsanalyse, sofern Sie hierin ausdrücklich einwilligen. Sie können den Zugang ohne diese Einwilligung nutzen, indem Sie „Nur erforderliche Verarbeitung“ wählen (siehe Abschnitt 6).

Soweit auf Ihrem Endgerät Informationen gespeichert oder darauf zugegriffen wird, die über das technisch unbedingt Erforderliche für den Zugang hinausgehen (z. B. für die optionale Nutzungsanalyse), geschieht dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung im Sinne von § 25 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern keine andere Rechtsgrundlage greift.

5. Optionale Nutzungsanalyse

Die optionale Nutzungsanalyse erfolgt nur, wenn Sie ausdrücklich einwilligen (Auswahl „Alles erlauben“). Ohne diese Einwilligung führen wir sie nicht durch.

Wenn Sie einwilligen, verarbeiten wir zusätzlich zur erforderlichen Verarbeitung weitere Nutzungsinformationen und stellen sie Ihrem Vermittler im beschriebenen Rahmen bereit. Dabei kann ein Nutzungsprofil entstehen, das Rückschlüsse darauf zulässt, welche Inhalte für Sie von besonderem Interesse sind. Dazu können insbesondere gehören:

• die Verarbeitung der IP-Adresse auch zu Zuordnungs- und Auswertungszwecken im beschriebenen Umfang,
• Zeitpunkte von Aufrufen und Seitenabrufen,
• Informationen darüber, welche Bereiche der Unterlage Sie wie lange nutzen (z. B. Kapitel oder Abschnitte),
• Interaktionen in der Anwendung, soweit vorgesehen (z. B. Simulationen oder Eingaben in dafür vorgesehene Felder).

Diese Auswertung dient ausschließlich dazu, Ihrem Vermittler Hinweise darauf zu geben, welche Inhalte für Sie von Interesse sind, um Folgegespräche und Angebote bedarfsgerechter vorbereiten zu können. Es erfolgt keine Weitergabe zu allgemeinen Marketingzwecken an unbeteiligte Dritte und kein „Verkauf“ von Profilen. Umfang und Dauer ergeben sich aus der technischen Umsetzung und den übrigen Hinweisen auf dieser Seite.

Es findet keine seitenübergreifende Verfolgung Ihres Surfverhaltens außerhalb dieses geschützten Zugangs und kein Drittanbieter-Tracking (z. B. keine üblichen externen Webanalyse-Dienste zur werblichen oder mandantenübergreifenden Nachverfolgung) statt. Die beschriebenen Informationen werden in dieser Anwendung selbst erfasst und verarbeitet – gebunden an Ihren Zugang und den genannten Zweck.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu steht Ihnen innerhalb des geschützten Zugangs eine Widerrufsmöglichkeit zur Verfügung. Alternativ können Sie sich an die in der Datenschutzerklärung genannten Kontaktstellen wenden. Einzelheiten zu Ihren Rechten finden Sie außerdem in Abschnitt 9 und der allgemeinen Datenschutzerklärung. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf nicht.

6. Nutzung ohne optionale Nutzungsanalyse

Wenn Sie „Nur erforderliche Verarbeitung“ wählen, erteilen Sie keine Einwilligung in die optionale Nutzungsanalyse. In diesem Fall erfolgt keine Detailauswertung zu Verweildauer in einzelnen Bereichen, zu aufgerufenen Abschnitten, zu Interaktionen oder zu einer IP-gestützten Auswertung im Sinne von Abschnitt 5.

In dieser Variante kann lediglich verarbeitet werden, dass der geschützte Zugang technisch aufgerufen wurde, soweit dies zur Bereitstellung, Sicherheit und Missbrauchsvorbeugung erforderlich ist – ohne die in Abschnitt 5 beschriebene ausführliche Auswertung. Der Zugang zu den Unterlagen und die erforderliche Verarbeitung (siehe Abschnitte 2–4) bleiben davon unberührt.

Die Nachrichtenfunktion (Chat mit Ihrem Vermittler) steht in dieser Stufe nicht zur Verfügung, weil sie eine weitergehende Verarbeitung voraussetzt.

Wir gestalten die Auswahl so, dass beide Optionen klar erkennbar sind. Weder die eine noch die andere Option wird durch Design oder Text benachteiligt; es gibt keine voreingestellte Manipulation zugunsten der optionalen Nutzungsanalyse.

7. Empfänger

Empfänger können insbesondere sein:

• die Estador GmbH und technisch eingebundene Dienstleister (Hosting, Betrieb), soweit sie als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO tätig werden und vertraglich sowie technisch an Weisungen gebunden sind,
• Ihr Vermittler, soweit ihm Informationen im Rahmen der von Ihnen gewählten Stufe bereitgestellt werden.

Eine Übermittlung in ein Drittland findet im Rahmen dieses Zugangs nicht statt, sofern nicht gesondert mitgeteilt.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Einzelheiten zu Fristen, Widerruf und zum Ende des abrufbaren Zugangs finden Sie ausschließlich in den Unterabschnitten 8.1 bis 8.5.

8.1 Technische Daten (Sicherheit, Missbrauch)

Dazu zählen z. B. technische Protokolle, Verbindungs- und Zugriffsdaten (u. a. im Zusammenhang mit Anmeldung, IP-Adresse, Aufruf des geschützten Links), soweit sie zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Missbrauchsprävention erforderlich sind.

Speicherdauer: Diese Daten werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten kann die Aufbewahrung bis zu 90 Tagen ausgedehnt werden. In der technischen Umsetzung können zudem 7 bis 30 Tage als konkrete Lösch- bzw. Anonymisierungsfrist vorgesehen sein, ohne dass die genannten Höchstfristen überschritten werden.

8.2 Nutzungsanalyse (optionale Einwilligung)

Sofern Sie in die optionale Nutzungsanalyse eingewilligt haben (siehe Abschnitte 5 und 6), werden zusätzliche Nutzungsdaten verarbeitet, z. B. Verweildauer, aufgerufene Abschnitte oder Interaktionen – ausschließlich zur Information Ihres Vermittlers im beschriebenen Rahmen.

Speicherdauer: Diese Daten werden spätestens 24 Monate nach der letzten relevanten Aktivität im Zugang aufbewahrt und danach gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Sobald die Daten für den Zweck der Nutzungsanalyse nicht mehr erforderlich sind, erfolgt die Löschung oder Anonymisierung auch vor Ablauf dieser Frist.

Widerruf: Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, wird die optionale Nutzungsanalyse unverzüglich eingestellt; es werden keine neuen Daten zu diesem Zweck mehr erhoben. Bereits gespeicherte Analysedaten werden innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder die Daten für den gesonderten Nachweis der Einwilligung nach Art. 7 DSGVO noch erforderlich sind (siehe Abschnitt 8.3).

Eine Verarbeitung über diesen Zweck hinaus erfolgt nicht.

8.3 Einwilligungs- und Auswahlnachweise (Art. 7 DSGVO)

Zum Nachweis, ob und wie eine Einwilligung erteilt oder eine Auswahl getroffen wurde, führen wir die dafür erforderlichen Aufzeichnungen (z. B. Zeitpunkt, Version des Hinweistextes, technische Zuordnung wie IP-Adresse oder User-Agent, soweit für den Nachweis angemessen).

Speicherdauer: Diese Nachweise werden bis zu drei Jahren aufbewahrt und danach gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Diese Frist ist länger als die der eigentlichen Nutzungsanalyse, weil sie der Nachweisführung und der Verjährung von Ansprüchen dient.

8.4 Kommunikationsdaten (Nachrichtenfunktion)

Nachrichten im geschützten Bereich werden zur Durchführung der Beratung verarbeitet.

Speicherdauer: Die Aufbewahrung orientiert sich an der Dauer der Beratung bzw. des Projekts. Spätestens 36 Monate nach Wegfall des Beratungszwecks werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Sobald die Aufbewahrung für die laufende Beratung entfällt, erfolgt die Löschung oder Anonymisierung auch vor Ablauf dieser Frist. Ergänzende Regelungen finden sich in der allgemeinen Datenschutzerklärung, soweit dort Abweichendes geregelt ist.

8.5 Ende des Kunden-Zugangs und technische Umsetzung

Wird der geschützte Zugang beendet (z. B. weil der Vermittler den Eintrag im Vermittlerbereich entfernt, eine konfigurierte Frist greift – etwa eine automatische Sperre bei längerer Inaktivität – oder der Zugang aus anderen Gründen deaktiviert wird), bleiben für die bereits erhobenen Daten die Lösch- und Anonymisierungsfristen der Abschnitte 8.1 bis 8.4 maßgeblich; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Unabhängig davon endet der abrufbare Zugang für Sie und Ihren Vermittler: Der Link wird für den üblichen Kunden- und Vermittlerzugriff deaktiviert (vergleichbar mit einer Entfernung im Vermittlerbereich); das vereinbarte Kundenpasswort kann intern so gesetzt werden, dass ein Zugriff nur noch im Rahmen der Verwaltung der Estador GmbH möglich ist. Beim Aufruf des Links durch Sie oder den Vermittler erscheint ein Hinweis, dass der Zugang nicht mehr aktiv ist.

Zur Einhaltung der genannten Fristen setzen wir intern u. a. auf zeitgestempelte Datensätze und regelmäßige Bereinigungen durch Löschung oder Anonymisierung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Soweit Daten anonymisiert werden, ist ein Personenbezug danach nicht mehr herstellbar.

9. Rechte der betroffenen Person

Sie haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – unter anderem das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhenden Verarbeitung zu widersprechen. Liegt die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese widerrufen.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Einzelheiten zu Kontaktmöglichkeiten und zur Ausübung Ihrer Rechte finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung der Estador GmbH.